Завжди вказуйте ім'я та прізвище одержувача або вказуйте його. Не пиши на "ти" – тоді незрозуміло, кому адресовано запрошення. Пишіть від третьої особи. Запишіть всю інформацію, яку потрібно включити. Запрошення вимагає використання специфічних формул ввічливості.
Загалом запрошення вони повинні бути короткий і конкретних, ви не повинні писати довгострокові або заплутані. Вони також мають бути розбірливими та зрозумілими та не залишати сумнівів, хто кого запрошує і на що. Не менш важливо визначити місце і час того чи іншого заходу.
Типові привітання для запрошень включають: Я вас сердечно запрошую…, мені буде дуже приємно прийняти вас…, ми маємо честь запросити вас…, я маю честь запросити вас… тощо. Займенники Ти, Ти, Тобі, Ти…
правило "5 пальців”:
- ВООЗ? (відправник)
- кого? (адресат)
- для чого? (мета, можливість запрошення)
- де (місце, адреса)
- коли? (дата і час)
Він повинен містити назву, інформацію про те, хто і на що запрошений, а також коли: тут важливі і дата, і час, і місце.. Не забудьте вказати конкретну будівлю, наприклад, «Зустріч відбудеться в громадському центрі за адресою: ul. Kowalczyka 6». Варто сказати гостям, з якої нагоди ми хочемо їх зустріти.
Фрази, які ви можете використовувати при написанні запрошення:
- Шановний [ім'я/прізвище],
- Ми раді запросити Вас на…
- Маємо честь запросити вас на…
- Щиро запрошуємо на…
- Щиро запрошуємо Вас на…
- Я радий запросити вас на…
- Захід відбудеться на…